Doxoft Enterprise
Il software Doxoft versione enterprise è stato sviluppato come sistema in grado di utilizzare tutti i tipi di documenti necessari e per implementare applicazioni basate su workflow. In conformità con le normali esigenze aziendali il prodotto garantisce facilità di utilizzo, possibilità di personalizzazione, capacità di integrazione con altre applicazioni aziendali, asseconda i più comuni requisiti di sistema grazie alle caratteristiche scalabili della piattaforma. Essendo un software completamente web-based le operazioni di installazione e di manutenzione sono necessarie sono sul server centralizzato. Possono essere utilizzate licenze associate agli utenti (nominali o concorrenti) oppure in alternativa utilizzare licenze associate al numero di processori garantendo ottime prestazioni di accesso anche rispetto ad un numero illimitato di utenti o di accessi multi-company.
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Cosa è possibile fare con Doxoft Enterprise:
• E’ possibile eseguire la scansione di tutti i documenti cartacei ricevuti attraverso la posta tradizionale, effettuare la registrazione dei documenti elettronici associati e definire le regole di archiviazione, di trasmissione e di distribuzione.
• E’ possibile registrare i documenti ricevuti in formato digitale (fax, e-mail) e definire le regole di archiviazione, di trasmissione e di distribuzione.
• E’ possibile registrare documenti provenienti da sistemi aziendali quali (ERP, CRM) e definire le regole di archiviazione, di trasmissione e di distribuzione.
• Gli utenti sono in grado di gestire tutti i passi necessari per la creazione, l’approvazione, la pubblicazione, l’archiviazione, le revisioni, l’archiviazione delle procedure, le istruzioni e formulari utilizzati per l’applicazione del sistema di garanzia della qualità ISO.
• E’ possibile accedere ai documenti contabili attraverso un ambiante digitale per verificare la corrispondenza con la registrazione legale “record” memorizzata nel sistema.
• Il documento digitale viene monitorato in ogni passo del suo ciclo di vita attraverso il sistema di versione e il controllo di revisione, personalizzabile per ogni tipo di documento inserito nel sistema.
• I documenti confidenziali vengono resi sicuri con un modulo di encryption 128-Bit incluso, senza necessità di alcun software aggiuntivo.
• E’ possibile creare i flussi di approvazione della documentazione prodotta internamente dalla società per definire i contenuti secondo standard corporate e gestirne l’approvazione secondo organigramma.
• E’ possibile preparare report associati ai documenti archiviati, pubblicarne i contenuti in relazione alla validità temporale predefinita e definire dei privilegi speciali per controllare le attività generate nel sistema.
• E’ possibile utilizzare un editor per creare moduli elettronici in grado di sostituire qualunque modulo cartaceo utilizzato in azienda. (esempi: richiesta ferie, permessi orari, richieste di allocazione risorse, controllo qualità, accettazione materiali, gestione reso, anagrafiche clienti, anagrafiche fornitori e molti altri) ed associare il giusto flusso di approvazione per coinvolgere tutte le persone coinvolte.
• Si possono facilmente integrare soluzioni automatizzate per riconoscere i moduli cartacei manoscritti o altri modelli di documenti prestampati utilizzati per raccogliere informazioni.
• E’ possibile utilizzare un ambiente visuale per costruire i flussi delle informazioni e distribuire i compiti al gruppo attraverso 14 semplici azioni e un insieme di eventi in grado di automatizzare semplici trasferimenti di informazioni per una corretta archiviazione secondo tipologia di documento, fino a supportare flussi organizzativi più complessi legati per esempio alle norme di sicurezza per appalti e servizi per la codifica dei fornitori aziendali.
• E’ possibile progettare i flusso di lavoro attraverso un interfaccia web-based, anche se non si dispone di particolari competenze software o non si conoscano le logiche di sviluppo.
• Si possono organizzare in modo semplice archivi per documentazione tecnica, relazioni, disegni tecnici, indipendentemente dal loro formato e dimensione ed inserirli nei tradizionali processi ECR e ECO
• E’ possibile visualizzare qualsiasi tipo di documento tecnico, disegni tecnici CAD direttamente sul web associando delle applicazioni personalizzate utilizzate solo da alcuni utenti abilitati.
• E’ possibile condividere documentazione amministrativa o tecnica con fornitori, partner commerciali e con i clienti, secondo regole di autorizzazione definite nel sistema.
• E’ possibile utilizzare il meccanismo di approvazione con doppia firma consente ai manager di delegare ai propri assistenti tutte le attività inerenti ai flussi di documentazione, pur mantenendo l’esclusività di approvazione.
• E’ possibile finalizzare le attività anche in assenza del personale attraverso il meccanismo di associazione di un utente alternativo in grado di proseguire le attività.
• E’ possibile implementare soluzioni integrate attraverso un semplice scambio di dati con programmi MPR di pianificazione delle risorse, CRM, ERP e altri database corporate aziendali attraverso la condivisione delle informazioni in fasi predefinite del processo di archiviazione dei documenti o dei form elettronici.
• E’ possibile aggiungere firme autorizzate ai documenti attraverso la firma elettronica in modo da garantire l’autenticità del documento in ogni sua fase di approvazione utilizzando anche un telefono cellulare.
• Grazie al supporto multi-lingua, utenti di compagnie multinazionali possono condividere messaggi, informazioni, documenti e attività utilizzando la propria lingua per una collaborazione più efficace.
• E’ possibile usufruire dei vantaggi delle licenze multi-company per implementare soluzioni in ASP.
• In alternativa, si possono ottenere servizi outsourcing per tutto il sistema da parte di aziende che offrono servizi di hosting con il modello ASP, o affidandosi al nostro Partner Network per gestire i documenti e flussi di lavoro in un sistema affidabile e sicuro senza preoccuparsi della manutenzione necessaria.