Bisogni, Vantaggi e Benefici
Bisogni
• Memorizzazione di documenti in un ambiente elettronico
• Gestione dei documenti composti per l’archiviazione in faldoni virtuali.
• Classificare i documenti che provengono da varie fonti, in conformità con la struttura societaria
• Composizione e gestione della memoria storica d’impresa in ambiente elettronico
• Facile recupero dei documenti nel momento in cui servono all'interno di una struttura di privilegi
• Un sistema integrato con le tradizionali applicazioni aziendali
• Progettazione, gestire e migliorare i processi aziendali in ambiente elettronico
• Utilizzare di moduli elettronici nei flussi di lavoro
• Conservare la traccia del ciclo di vita dei documenti in un ambiente digitale, e interrogarla come parte della memoria dell’azienda
• Gestire e migliorare le attività di follow-up, le prestazioni e la distribuzione dei compiti al gruppo
• Che organizzi le informazioni non solo dal punto di vista dei documenti archiviati ma comprensivo di tutte le informazioni associate (come email, fax o commenti) provenienti da canali diversi.
Vantaggi Doxoft
• Essendo totalmente web-based, riduce i costi di l'installazione e la manutenzione necessaria solo sul server è raggiungibile ovunque e non è richiesto nessun software per collegarsi, è sufficiente il browser Web Internet Explorer.
• I costi di formazione sono ridotti grazie alla facilità d’uso e alla semplicità della sua interfaccia utente. Si possono descrivere i documenti e i form nel sistema attraverso campi attributo in modo da ridurre drasticamente i costi di sviluppo associati alla definizione dei workflow.
• Fornisce una gestione del sistema più semplice grazie alla gestione dinamica dei menu attraverso la riorganizzazione delle funzionalità a seconda degli utenti e dei privilegi di gruppo.
• Possono essere creati gruppi di progetto, in cui condividere documenti, le attività e le relative note. Il lavoro di gruppo è supportato sia nella condivisione dei contenuti che nella collaborazione necessaria per portare a termine le attività di un workflow.
• Possono essere create categorie, segmentate per argomenti, per clienti o per attività associate ad una categoria in una singola schermata è anche possibile ricevere qualsiasi aggiornamento in corso nella categoria per tenere traccia dei cambiamenti delle informazioni in essa contenute.
• Possono essere definiti archivi (caveau) centralizzati o locali, stabilendo il luogo fisico di archiviazione dei documenti seguendo la logica degli uffici regionali o filiali facilitando l’accesso da parte degli utenti geograficamente distribuiti.
• Possono essere definiti dei percorsi nel workflow in modo da far seguire ai documenti flussi diversi a seconda delle condizioni delle attività e delle caratteristiche del documento.
• Il meccanismo di approvazione con doppia firma consente ai manager di delegare ai propri assistenti tutte le attività inerenti ai flussi di documentazione, pur mantenendo l’esclusività di approvazione.
• Un sistema che permette di finalizzare le attività anche in assenza del personale attraverso il meccanismo di associazione di un utente alternativo in grado di proseguire le attività
• Possibilità di progettare processi per il flusso di lavoro attraverso un interfaccia web-based, anche se non si dispone di particolari competenze software o non si conoscano le logiche di sviluppo.
• Possono essere tracciate le azioni degli utenti e degli amministratori attraverso funzionalità di auditing, possono essere creati specifici report per un dettagliato rapporto sulle attività nel sistema.
• I documenti confidenziali vengono resi sicuri con un modulo di encryption incluso, senza necessità di alcun software aggiuntivo.
• Grazie al supporto multi-lingua, utenti di compagnie multinazionali possono gestire le informazioni utilizzando la propria lingua.
• Grazie all’utilizzo di OCR di terze parti è possibile riconoscere e memorizzare nel sistema moduli manoscritti o prestampati.
• E’ possibile integrare qualsiasi firma elettronica di terze parti e sono già state implementate con successo soluzioni con “mobile-signature”.
Benefici
• Risparmio di tempo e costi, attraverso un rapido deployment delle soluzioni
• Semplice collocazione dei documenti mediante l’integrazione MS Office toolbar e utilizzando le funzionalità di Drag-n-Drop per aggiungere o esportare un documento.
• Attività di follow-up semplici ed efficaci grazie al monitoraggio degli eventi e una soluzione di audit in grado di fornire informazioni molto utili per il miglioramento qualitativo.
• Ricerca dettagliata del documento sia nell’archivio elettronico che all’interno del singolo workflow, con la possibilità di memorizzare le ricerche più frequenti.
• Ricerca e scansione OCR di parole contenute nei documenti pdf (full-text-search).
• Approvazione elettronica grazie alla firma digitale anche da telefono cellulare.
• Completa protezione del documento con algoritmi di criptazione a 128 bit.