İhtiyaçlar, Avantajlar, Sağlanan Faydalar Neler?
Genel İhtiyaçlar:
- Tüm dokümanların elektronik ortamda saklanması
- Oluşturulan ve aktarılan belgelerin yönetilmesi
- Farklı kanallardan gelen belgelerin kurumsal yapıya uygun olarak sınıflandırılması
- Aranan belgelere yetkiler dahilinde doğru zamanda ve kolay erişimin sağlanması
- Kurumsal hafızanın elektronik ortamda oluşturulması ve yönetilmesi
- Belgelerin ve elektronik formların yaşam döngülerinin elektronik ortamda takip edilebilmesi ve kurumsal hafızanın bir parçası olarak sorgulanabilmesi
- İş süreçlerinin elektronik ortamda tasarlanması, yönetilmesi, ölçümlenmesi ve iyileştirilmesi
- İş takibi, performans, görev dağılımı gibi konuların yönetimi ve iyileştirilmesi
- Doküman dağıtım ve arşivleme maliyetinde tasarruf sağlanması
- Bilgi girişlerinin farklı noktalardan yapılmasını sağlayarak belgeler ve süreçler ile ilişkilendirilmesi
- Onay gerektiren süreçlerin E-imza/Mobil imza kullanılarak elektronik ortamda da yönetilebilmesi
Temel Doxoft Avantajları:
- Tamamen web temelli olması nedeniyle kurulum ve bakım maliyetlerini azaltır, son kullanıcının bilgisayarına kurulması gerekli bir program yoktur. Internet Browser yeterlidir.
- Kullanışlı arayüzü sayesinde eğitim maliyetleri azalır. Doküman veya forma ait ek özellik alanları, kullanıcı tarafından yaratılabilir, bu geliştirme sürecinde ciddi tasarruf sağlar.
- Kullanıcı ve grup yetkilerine göre menülerin dinamik olması yönetimi kolaylaştırır.
- Proje grupları yaratılabilir, projede yer alan evraklar, işler, notlar paylaşılabilir. Takım çalışmasını destekler.
- Kategoriler yaratılabilir, her kategoriye ait konular, müşteriler ya da işler tek ekranla takip edilebilir, hatta bu kategoriye üye olunarak, değişikliklerden haberdar olunabilir.
- Merkezi kasalar tanımlanabildiği gibi, lokal kasalar da tanımlanabilir. Bu, bölge müdürlükleri veya şubelerde saklanması gereken evraklarda erişim kolaylığı sağlar.
- İş akışı modülünde koşul tanımlanabilir, buna göre akışın yönü değişebilir.
- Çok ayrıntılı "denetim" olanağıyla yalnızca çalışanların değil, sistem yöneticilerinin de hareketleri izlenebilir, yapılan işlemler ve yetkiler kaydedilebilir.
- Entegre şifreleme modülü ile en gizli evraklarınız bile güvendedir.
- Birden fazla dil desteği ile aynı sistemi, aynı anda farklı dillerdeki kullanıcılar kullanabilir.
- Web tabanlı merkezi bir altyapı üzerinde çalışan Doxoft uygulamalarının iletişim gereksinimleri çok düşük, dolayısıyla verimlilikleri çok yüksektir.
- HTML sayfa teknolojisine (hem veri, hem yapı) oranla yerleşim ve veri bilgisinin ayrıştırılması sayesinde performans artırımı sağlanmıştır. Genellikle istemci kodlamaları ile kısıtlanan yeteneklerle karışılaştırıldığında, XML kuralları ile yönlendirme ve kontrol edebilme olanağı sunmaktadır. Dinamik içerik yönetimi yapılabilmektedir.
- 7*24 sürekli çalışabilir altyapı sayesinde yatırımları koruyarak ölçeklenebilen bir mimari de mevcuttur.
Sağlanan Faydalar:
- Zaman ve maliyetten tasarruf
- Kolay evrak dağıtımı
- Etkin ve kolay iş takibi
- Detaylı arama, elektronik arşivleme özellikleri
- OCR tarama ile içeriğine göre aranabilen .pdf dokümanlar
- E-imza ve Mobil İmza ile elektronik onay
- 128 bit crypto ile yüksek güvenlik
- Azalan kağıt miktarı ve maliyeti sayesinde milli ekonomiye katkı, çevre bilincine destek