Kalite Belgelerinin Yönetimi
ISO 9000 sertifikası alabilmek için ürün ve hizmetlerin kalitesini etkileyen uygulamaların belgelere dökülmesi gerekir. Kuruluşlar ISO 9000 sertifikasını alabilmek ve sertifikanın geçerliliğini sürdürebilmek için, dokümanlarda belirlenen bu prosedürleri takip etmek durumundadır. İyi tasarlanmış bir dokümantasyon sistemi, kalite standartlarına daimi olarak uyulmasını güvence altına alır, iyi düzenlenmiş verilere anında erişimi sağlar ve ISO 9000'e ilişkin onay sürecini takip eder. Doxoft, şirketlerin doküman ve bilgilere hızla erişmelerini, her aşamada güvenlik ve denetim içinde bilgi kalitesi ve akışını iyileştirmelerini sağlayan, bir doküman ve iş akışı yönetim sistemidir.
İşletme Çapında Koordinasyon
ISO 9000'in asıl yararları, koordinasyonun tek bir departman veya bölgenin dışına çıkıp, birçok departman veya bölgeye yayıldığı zaman sağlanır. Doxoft gibi ölçeklenebilen bir sistem ile ister ayni ofiste, ister kilometrelerce ötede, tüm dokümanlara seçtiginiz herhangi bir internet browser'dan ulaşabilirsiniz. Dosyalar, ister tek bir bölgede, ister birden fazla bölgede, ortamınıza uyacak bir biçimde düzenlenebilir. Sistem açık mimarisi ve standartlara uygunluğunun yanı sıra veritabanı entegrasyonu ve XML ile web servisleri desteği ile işinizde kullanılan diğer uygulamalar (örneğin Bakım Yönetim Sisteminiz) ile bütünleştirmenize olanak tanır.
Doküman Yönetimi
Kalite yönetimindeki dokümanlar incelendiğinde elektronik dokümanlar ve elektronik formlar olmak üzere iki temek doküman cinsi olduğu gözlemlenmekte. Bu doküman cinsleri kendi aralarında sınıflandırılarak dokümanlara erişim esnasında kullanılacak indeks alanları çıkarılır ve dokümanların revizyonları sistemde doküman tipi bazında takip edilir. Doküman tiplerine bazı örnekler vermek gerekirse;
- Kalite el kitabı: Kuruluşun tanıtıcı temel bilgilerinin, organizasyon şemasının, kalite politikasının, sunduğu hizmetlerin, müşterilerine karşı temel taahhütlerinin, kalite sistemi ile ilgili temel bilgilerin sunulduğu bir doküman türüdür.
- Prosedürler: Bir faaliyeti veya bir prosesi icra etmek için belirlenen yol ve bunu anlatan dokümanlardır.
- Süreçler: Bir girdiyi alıp, bir değer ekleyerek/katarak müşteri için bir ürün/sonuç/çıktı ortaya koyan etkinlikler bütününün şematik olarak çizildiği dokümanlara süreç dokümanlarıdır.
- Formlar: Kalite yönetim sistemi ile ilgili faaliyetlerin belirli bir formatta kaydedilmesini, yapılan işlerin veriye dönüşmesini sağlayan dokümanlardır. Örn; düzeltici faaliyet istek formu, iyileştirici faaliyet istek formu, iç denetim raporu vb.
- Talimatlar: Bir faaliyetin ya da kurumda kullanılan tüm makine ve ekipmanların çalıştırılması, kullanılması, bakımı ile ilgili kuralları açıklayan, cihazın yanında bulunan, kolaylıkla okunabilen, görülebilen ayrıca bir faaliyetin nasıl yapılacağını da yalın bir dille anlatan dokümanlardır.
Yukarıda verilen sınırlı örneklerdeki gibi, kullanılacak kalite standardının gerektirdiği tüm doküman tipleri doküman ya da elektronik formlar olarak tanımlanabilmekte, sonrasında da kalite süreçlerine konu olabilmektedir.
İş Akış Yönetimi
Biçimsel ve tutarlı işletim uygulamalarına uyumu garanti eden düzenlemelerin hayata geçirilmesi, ISO sertifikası açısından büyük önem tasir. Doxoft ile iş akışları, sürükle-bırak ikonları kullanılarak kolaylıkla yaratılabilir. Doxoft, bir iş akışı dokümanı size atıldığında sizi e-mail yoluyla haberdar eder ve gözden geçirme, onay, düzenleme veya işaretleme gibi gerekli bir uygulamayı başlatır. Zaman tetikli ikazlarla, bir süreçteki darboğazlar ortaya çıkartılabilir. Yanıt ve onay eşiği oylaması, paylaşılan görevler, seri ve paralel görevler, bir yandan döngü sürelerini kısaltırken, bir yandan da süreçlerin tam olarak denetlenmesini sağlar.
Doxoft'un kuruluşlara sunduğu hizmetlerden bazıları;
- Uygunluk Denetimi İzleme
- Doküman Denetimi ve Arşivleme
- Eğitim Kayıtları İzleme
- Taşeron İzleme
- Kullanıcı, Dosya, Doküman ve Grup Bazında Güvenlik
- Değişim Yönetimi
- İş Akışı Yönetimi
- Çizim ve Doküman İşaretleme (Redlining)
- Eylem Planı İzleme
- Satıcı Firma Yönetimi
Denetim Tarihçesi ve Süreç Yönetimi İçin e-formlar
Faaliyetlerin, prosedürlerin ve onay süreçlerinin eksiksiz kayıtları, mali denetimler için belgelenmeli, saklanmalı ve hazır bulundurulmalıdır. Doxoft iş akışları, elektronik imza özelliğinin yanı sıra, zaman ve tarih damgalarını, gerçekleştirilen eylemi, iş dosyalarını ve ISO 9000 için gereken geçmise ait verileri eksiksiz biçimde izleme yetisine de sahiptir. Doküman ya da e-formlar katılarak başlamış, devam eden, tamamlanan, iptal edilen, ileri tarihli ya da tüm iş akışları sistem içerisinde kolay bir arayüzle denetlenebilmektedir. Denetilen iş akışı basamağında dokümanın o anki versiyonunun gözetimi de sunulmaktadır. Denetlemenin yanı sıra istenilen kriterlerde hazırlanabilen raporlar, anlık tasarlanabilen raporlar gibi detaylı bir yönetim yapısı da bulunmaktadır. Düzeltme talepleri, standartlara uymayan malzemelerin raporları, eğitim kayıtları, mali denetim bulguları gibi formlardaki eksiksiz ve tutarlı bilgiler, bir sirketin ISO 9000 standartlarına uymasına yardımcı olur.
Genişletilmiş İşletme
Günümüz rekabet ortamında birçok işletme, komponent imalatı, ambalaj ve hatta bir ürünün tamamının üretimi gibi konularda başka firmalara iş yaptırmaktadır. Bu taşeron firmalar da aynı düzenlemelere uymalı ve bilginin kaydedildiğini, izlendigini ve ürünü dağıtan şirkete aktarıldığını garanti etmelidir. Mesafe ne olursa olsun birçok bölgeden Doxoft' a erişilebildiğinde, bu firmalar tam entegre bir doküman yönetimi dahilinde, şirketinizin bir uzantısı gibi olacaktır. Eğer Doxoft' u yerel olarak kurmamışlarsa, sisteme kendi internet browserları aracılığıyla erişebilirler.